نصوص

مقدمة كتاب العلاقات العامة نشأتها وتطورها في السودان

مـقـدمـة

هذا جهد متواضع في علم العلاقات العامة بعد ان درست مادة العلاقات العامة لسنوات امتدت لخمس عشرة سنة بالجامعات السودانية، وهو محاولة لوضع لبنة لعلاقات عامة سودانية مواصلة لجهود اساتذتنا الاجلاء الذين سبقونا في هذا المجال، ونشكر كل من استفدنا من كتاباتهم، ونسأل الله ان نكون قد وفقنا في قصدنا وان ينتفع الابناء والباحثون في علم العلاقات العامة بهذا الجهد المتواضع وان يحفز ذلك الاخرين للكتابة والمساهمة من اجل هذا الوطن.

ونشكر كل من ساهم في اخراج هذا العمل المتواضع الى النور.

       والله من وراء القصد

د. عبد اللطيف محمد سعيد

                                                                   

     

خطوات العلاقات العامة


إذا اتفقنا على أن العلاقات العامة تشكل عملية هامة في تزويد الجمهور بكل الحقائق المتصلة بموضوع ما، وتمكينه من تكوين آراء منطقية سليمة حول المسائل المتفق عليها أو ربما المختلف عليها، فإن أكثر الناس معرفة هم أقدرهم على الوصول إلى آراء واختيارات ذكية تقوم على أساس التفكير العقلي.

من هنا يمكن أن نحدد الخطوات التي يمكن أن تتبعها وحدة العلاقات العامة في أي منظمة لتحقيق أهدافها، وهي:

1. البحث والتحري:

وهي أهم الخطوات التي تنبني عليها المقومات الأساسية لنجاح نشاط العلاقات العامة، فالمنظمة بحاجة إلى معرفة آراء المجتمع وردود الفعل عند اتخاذ أي قرار أو تنفيذ أي نشاط، لذا ينبغي الإجابة في نهاية البحث عن سؤال مهم مفاده: ماذا الذي يجري الآن؟

2. التخطيط:

وتشمل تحديد الأهداف القصيرة والطويلة المدى، ورسم البرامج التنفيذية، وغيرها. وهنا ينبغي الإجابة عن: ما الذي يجب القيام به؟

3. التنفيذ:

وهي الخطوة التي تتضمن القيام بتنفيذ البرنامج الموضوع من خلال "التواصل" الذي يسعى إلى تحقيق الهدف الأساسي من البرنامج المعد سواء لتعريف المجتمع بالمعلومات المطلوبة أو لخلق علاقة إنسانية واجتماعية. ويجيب هذا الإجراء عن سؤال: كيف يمكن أن ننفذ الاتصال بأيسر السبل وأقواها تأثيرا؟ ‍

4. القياس والتقويم:

وهنا تسعى الإدارة لمعرفة ما حققه البرنامج، وقياس مدى تأثّر واستفادة الجمهور منه، وفي هذه الخطوة نجيب على السؤال الأساسي: ماذا حققنا من نتائج؟

5. التوثيق:

حيث سيساعد ذلك في تدعيم بنك المعلومات للرجوع إليها عند الحاجة، وهنا نسأل: كيف نوثق هذه التجربة؟ ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

متطلبات تنفيذ عملية الاتصال

متطلبات عملية:

* وضع خطة قريبة وأخرى بعيدة المدى لتحقيق أهداف العلاقات العامة.

* تحديد البرنامج، أو الموضوع المراد التطرق إليه، وربما كانت مشكلة وتحتاج إلى حل "وفق جدول زمني بحسب الخطة".

* جمع المعلومات والحقائق المتعلقة بالبرنامج، ومن ذلك: ما ينشر في وسائل الإعلام، والكتب والدوريات العلمية.

* إشعـار كل العاملين بأنهم معنيون أساسا بالموضوع، وإشراكهم في أبعاده.

* الرجوع لبنك المعلومات الذي يساعد في التعريف بهذا الموضوع.

* التوقيت المناسب للطرح الذي يساعد في اكتمال دائرة الاتصال.

* محاولة تقدير الاحتياجات ومتطلبات التنفيذ البشرية والاقتصادية، ويمكن الاستفادة من القطاع الخاص لتمويل الحملة أو المساهمة في تكاليفها.

متطلبات شخصية:

تصب هذه المتطلبات في موصفات أساسية ينبغي توفرها في رجل العلاقات العامة كعنصر رئيس في النجاح وتحقيق الاتصال الناجح المرغوب فيه.

مواصفات رجل العلاقات العامة

هناك شروط أساسية لا بد من توفرها في المشتغلين بمهنة العلاقات العامة أيا كان نوع المؤسسة التي يعملون بها يضاف إلى ذلك بعض الصفات الخاصة التي تتفق مع طبيعة عمل كل مؤسسة والتي تتطلب من رجال العلاقات العامة المقدرة على فهم طبيعة هذا العمل وتكييف وسائل التنفيذ وأساليب التطبيق لتتفق مع حاجات كل مؤسسة.

أما الصفات الأساسية التي يجب أن تتوفر في رجل العلاقات العامة أيا كان مجال عمل المؤسسة فيمكن أن نلخصها في صفتين أساسيتين لازمتين هما:

1. الشخصية المحبوبة .

2. القدرة على الاتصال .

وجدير بالذكر أنه لا غنى لإحدى الصفتين عن الأخرى في مجال التعامل مع الجماهير فالشخصية المحبوبة الجذابة سوف تفشل تماما إذا لم تكن تملك القدرة على الاتصال الفعال والقائم بالاتصال لن يحقق أي تأثير إيجابي مهما علت قدراته الاتصالية ما لم تكن شخصيته مقبولة من الجماهير.

ولكي نتحقق من توفر الصفة الأولى وهي الشخصية المحبوبة لابد أن نتأكد من وجود الخصائص التالية:

1. الجاذبــــية: من الصعب تحديد هذه الصفة تحديدا دقيقا إلا أنه من السهل أن نشعر بها ونراها في معاملاتنا مع الغير ومن مظاهر هذه الصفة سماحة الوجه ورقة الحديث وتناسب القوام وحسن الهندام والمظهر.

2. الإحساس العام: أي أن تكون لديه القدرة على الشعور بمدى توافقه مع الآخرين أو نشازه عنهم وانه يعرف متى يتكلم ومتى ينصت ومتى يدافع أو يهاجم ومتى ينتظر ظروفا أفضل للدفاع أو الهجوم كما أن الحرص ضروري حتى لا تؤدي زلة لسان إلى مشكلات يصعب حلها.

3. حب الاستطلاع: لا بد أن تتوافر لموظف العلاقات العامة الرغبة المستمرة في أن يعرف عناصر الأحداث: ماذا؟ لماذا؟ كيف؟ متى؟ أين؟ من؟ فبدون ذلك لن يحصل على الحقائق ولن يكون قادراً على تفسير الأحداث.

4. الكياســــة: يتوقف نجاح رجل العلاقات العامة على مدى تأثيره في تفكير الآخرين وهو ما يتطلب قدراً من الدقة والكياسة فالغلطة دائما تولد الامتعاض والاستياء.

5. الاتـــــــــزان: يتضمن نشاط العلاقات العامة الاتصال بالأفراد وخلق انطباع طيب عند الجماهير عن المؤسسة التي تمثلها العلاقات العامة والاتزان هو أحد مكونات هذا الانطباع الطيب بالإضافة إلى أنه يساعد رجل العلاقات العامة على مواجهة المشكلات في هدوء واتخاذ سياسات حكيمة تؤدي إلى التغلب عليها.

6. الاهتمام بالآخرين: أي أن يكون القائم بهذه الوظيفة محبا للآخرين مقبلا عليهم لكي يتعرف على طريقة تفكيرهم وأساليب التأثير فيهم.

7. الموضوعية: وهي القدرة على النظر بتجرد عن الذات إلى المشكلات والتوصيات المطروحة وأسلوب العمل والتعرف على العيوب حتى لو كان مصدرها الشخص نفسه وعدم التحيز لأي فريق على حساب الآخرين.

8. الحمـــــاس: العلاقات العامة عملية مستمرة لبيع الأفكار إلى الآخرين والتأثير فيهم وما لم يكن البائع متحمسا لما يبيع فأولى بالمشتري أن يزهد في الشراء منه.

9. الاســـتمالة: حيث أن الهدف من التأثير في الآخرين يتضمن تغيير أفكارهم فلا بد لرجل العلاقات العامة أن يكون قادرا على استمالة الغير في الأفكار التي يعبر عنها ويملك أن يحلل وجهات النظر المعروضة ويكشف ما فيها من ثغرات قبل أن يقدم أفكاره بطريقة مقنعة.

10. الاستــــقامة: لا مكان للدجل والشعوذة في العلاقات العامة ولهذا لا بد أن يكون رجل العلاقات العامة أيضا مهذبا مخلصا لوظيفته لأن نجاحه رهن بثقة الناس فيه.

11. الخيال الخصب: العلاقات العامة وظيفة خلاقة تعتمد علة الابتكار في مواجهة المشكلات الجديدة والتغلب على الآراء المعارضة أو إضعافها لكسب فئات المترددين ولهذا فإن قدرة رجل العلاقات العامة على الإجابة الصحيحة عن هذا السؤال ماذا يمكن أن يحدث إذا……؟ تساعد على وضع الحلول المناسبة للمشكلات المطروحة.

12. الشجاعة في مواجهة الرئيس بأخطائه: من المطالب الأساسية في رجل العلاقات العامة وحينما يضعف مدير العلاقات العامة عن مواجهة رئيسه بأخطائه فإن علاج المشكلات الناجمة عن هذه الأخطاء يصبح مستعصيا ويزداد الأمر سوءا عندما يداهن المدير رئيسه ويدافع عن أخطاءه ويتحول إلى تابع لا يعرف إلا أن يقول نعم دائما لكل ما يصدر عن هذا الرئيس.

13. النشـــــاط: العلاقات العامة عم لدائم وأنشطة متعددة وبحث مستمر عن عيوب المنظمة وجهد دائب لمواجهتها وهذا يعني أن يكون رجل العلاقات العامة متحركا وقادرا على العطاء بجهد وافر وبذل كبير ومن الخطأ أن يستكين إلى مكتب أنيق يعمل من خلف ستائره.

أما إذا نظرنا إلى الصفة الأساسية الثانية وهي القدرة على الاتصال لوجدنا أن مجالها أكبر تشعباً وخصائصها أكثر تنوعا خاصة حينما يكون حجم إدارة العلاقات العامة صغيراً أو عندما يتولى أمرها فرد واحد ففي هذه الحالة يلزم هذا الفرد أن تتوافر لديه مهارات الاتصال الصاعد من الجماهير إلى المؤسسة ومهارات الاتصال الهابط من المؤسسة إلى الجماهير بينما تخف هذه الأعباء تدريجياً في حالة الإدارة المتوسطة وتتلاشى في حالة الإدارة الكبيرة.